Mexal e l’intelligenza artificiale: come l’AI entra nel gestionale aziendale

L’intelligenza artificiale sta diventando uno strumento sempre più presente nei software gestionali, con applicazioni che interessano diverse attività aziendali: dalla contabilità all’analisi dei dati, fino alla gestione dei contenuti online.

Anche  il gestionale aziendale Passepartout Mexal,   integra funzionalità basate sull’intelligenza artificiale progettate per supportare gli utenti nelle operazioni quotidiane, semplificare alcune procedure e rendere più accessibili le informazioni presenti nel software.

Tra le applicazioni disponibili troviamo un assistente virtuale, il supporto all’importazione delle fatture elettroniche, strumenti per la riconciliazione bancaria, l’elaborazione dei dati di articoli e clienti/fornitori e la generazione di immagini. Attraverso l’integrazione con Passweb, l’intelligenza artificiale può essere utilizzata anche per creare contenuti destinati al sito web.

Vediamo nel dettaglio come funzionano queste soluzioni.

Intelligenza artificiale nel gestionale: quali applicazioni per le imprese?

L’intelligenza artificiale può essere utilizzata in un gestionale per elaborare informazioni, riconoscere elementi presenti nei dati aziendali e proporre risultati utili allo svolgimento di determinate attività.

In Mexal, le applicazioni riguardano principalmente tre ambiti:

• Attività amministrative e contabili: suggerimenti per le contropartite durante l’importazione delle fatture elettroniche e supporto alla riconciliazione bancaria.
• Consultazione e analisi delle informazioni: risposte basate sulla documentazione del software e rielaborazione dei dati presenti nel gestionale.
• Gestione dei prodotti e dei contenuti: generazione di immagini per gli articoli e, attraverso Passweb AI, creazione di contenuti per il sito web.

L’obiettivo è integrare strumenti di intelligenza artificiale nelle procedure già utilizzate dall’impresa, senza limitarne l’impiego a un semplice assistente conversazionale.

Le funzionalità di intelligenza artificiale disponibili in Mexal

1. Assistente AI: consultare le informazioni attraverso le domande

Mexal mette a disposizione un assistente virtuale che permette di formulare domande e ricevere risposte grazie all’intelligenza artificiale.

Il sistema utilizza la documentazione del software per fornire informazioni sul funzionamento del gestionale e sulle procedure disponibili.

L’utente può quindi utilizzare una modalità di consultazione basata sulle domande, anziché dover individuare manualmente le informazioni all’interno dei documenti.

L’assistente AI rappresenta un supporto alla conoscenza e all’utilizzo delle funzionalità di Mexal, facilitando la ricerca delle indicazioni operative.

2. Importazione delle fatture elettroniche: suggerimento delle contropartite contabili

Durante l’importazione delle fatture elettroniche ricevute, Mexal utilizza l’intelligenza artificiale per proporre le contropartite contabili più coerenti con i prodotti e i servizi indicati nei documenti.

Per elaborare il suggerimento, il sistema analizza informazioni come il fornitore e la tipologia di attività.

Questa funzione permette di affiancare l’operatore nella fase di registrazione, riducendo alcune attività manuali e semplificando l’individuazione dei conti da utilizzare.

Il suggerimento dell’AI resta un supporto: la verifica della correttezza della registrazione e la responsabilità delle operazioni contabili rimangono in capo all’operatore.

3. Riconciliazione bancaria: riconoscere clienti, fornitori e componenti dei pagamenti

La riconciliazione bancaria è un’altra area nella quale Mexal utilizza l’intelligenza artificiale.

Durante la gestione dei movimenti bancari, l’AI può analizzare la descrizione del movimento per individuare il cliente o il fornitore corrispondente e proporre il relativo conto presente nella rubrica aziendale.

La funzionalità interviene anche nella gestione dei pagamenti relativi a mutui e finanziamenti. In particolare, può ricercare nella descrizione del movimento le informazioni relative a:

• quota capitale;
• quota interessi;
• spese.

Quando individua almeno una di queste informazioni, il programma può aprire la funzione di prima nota guidata, precompilata con gli importi riconosciuti.

L’operatore può quindi verificare i dati, completarli se necessario e confermare la registrazione.

Quando vengono individuati più possibili conti cliente o fornitore, il programma può mostrare un elenco di corrispondenze con un punteggio che aiuta nella selezione.

4. Analisi intelligente dei dati di articoli e clienti/fornitori

Mexal mette a disposizione funzionalità AI per elaborare le informazioni presenti nella scheda articolo e nel cruscotto cliente/fornitore.

Attraverso il comando Elabora dati AI, è possibile ottenere riepiloghi, analisi e suggerimenti basati sui dati disponibili nel gestionale.

Per quanto riguarda la scheda articolo, l’elaborazione può interessare le informazioni relative ai documenti di vendita e acquisto, tra cui preventivi, ordini, bolle, fatture e corrispettivi per l’area vendite.

Le informazioni vengono rielaborate e presentate sotto forma di testi e grafici, con la possibilità di utilizzare domande predefinite oppure formulare una richiesta libera.

Questa funzione consente di interrogare i dati presenti nel gestionale e ottenere una rappresentazione più leggibile delle informazioni relative agli articoli e ai rapporti con clienti e fornitori.

5. Generazione di immagini AI per gli articoli di magazzino

Mexal integra anche una funzione dedicata alla generazione di immagini attraverso l’intelligenza artificiale.

Il sistema utilizza la descrizione presente nell’anagrafica dell’articolo di magazzino per generare un’immagine associabile al prodotto.

La descrizione di partenza può essere modificata dall’utente prima della generazione.

Le immagini ottenute possono essere utilizzate in cataloghi, report, siti web e materiali di comunicazione.

La funzione permette quindi di creare rappresentazioni visive dei prodotti partendo dalle informazioni già presenti nel gestionale.

Passweb AI: l’intelligenza artificiale per i contenuti del sito web

L’utilizzo dell’intelligenza artificiale nell’ecosistema Passepartout non riguarda soltanto le attività svolte direttamente in Mexal.

Attraverso Passweb, il CMS per la realizzazione e la gestione di siti web ed e-commerce integrato con i gestionali Passepartout, è disponibile il modulo Passweb AI.

Il modulo utilizza modelli di intelligenza artificiale messi a disposizione da OpenAI e permette di generare diverse tipologie di contenuti direttamente dal sito.

Tra le funzionalità disponibili troviamo:

• generazione delle descrizioni dei prodotti;
• generazione delle descrizioni delle categorie merceologiche e delle categorie CMS;
• valorizzazione degli attributi articolo di tipo testo o testo HTML;
• creazione di post CMS, inclusi titolo, sommario e contenuto;
• compilazione dei campi SEO, come Title, Description e Keywords;
• generazione dei contenuti dei componenti di tipo paragrafo;
• generazione di codice HTML, CSS e JavaScript;
• generazione di immagini da utilizzare all’interno del sito;
• possibilità di inviare richieste generiche all’intelligenza artificiale.

Passweb AI permette quindi di utilizzare l’intelligenza artificiale anche nelle attività di aggiornamento e gestione dei contenuti online, mantenendo queste operazioni all’interno del backend del sito.

Quali vantaggi può offrire l’intelligenza artificiale integrata in Mexal?

Le funzionalità descritte mostrano come l’intelligenza artificiale possa intervenire in diverse aree del lavoro aziendale.

In particolare, le applicazioni disponibili permettono di individuare alcuni ambiti di utilità:

• Supporto alle operazioni contabili: suggerimenti sulle contropartite delle fatture elettroniche e riconoscimento di informazioni nei movimenti bancari.
• Consultazione delle informazioni: possibilità di ottenere risposte attraverso l’assistente AI.
• Analisi dei dati: elaborazione delle informazioni di articoli e clienti/fornitori con produzione di riepiloghi e grafici.
• Creazione di immagini: generazione di immagini di prodotto partendo dalle descrizioni presenti in anagrafica.
• Gestione dei contenuti web: produzione di descrizioni, articoli, contenuti SEO e immagini attraverso Passweb AI.

È importante considerare che le funzionalità non sono necessariamente disponibili in ogni configurazione. Alcune possono richiedere l’attivazione di specifiche opzioni o moduli e, per l’utilizzo dei servizi AI, possono essere previste condizioni di adesione e accettazione.

L’intelligenza artificiale deve inoltre essere considerata uno strumento di supporto: la verifica delle informazioni e la conferma delle operazioni rimangono importanti, soprattutto nelle attività amministrative e contabili.

Mexal e intelligenza artificiale: scopri le funzionalità per la tua azienda

L’integrazione dell’intelligenza artificiale in Mexal amplia le possibilità di utilizzo del gestionale, introducendo strumenti di supporto nelle attività contabili, nella riconciliazione bancaria, nella consultazione e nell’analisi dei dati.

A queste funzionalità si aggiungono le possibilità offerte da Passweb AI per la gestione dei contenuti e delle immagini del sito web.

Per un’impresa interessata a introdurre queste tecnologie nei propri processi, è importante comprendere quali strumenti siano disponibili e come possano essere utilizzati in relazione alle proprie esigenze operative.

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