WMS: cos’è e quando vale davvero la pena adottarlo in magazzino

Quando aumentano ordini, referenze e movimentazioni, anche un magazzino ben organizzato può iniziare a mostrare qualche difficoltà. I tempi di preparazione si allungano, trovare rapidamente la merce diventa più complesso, aumentano le verifiche sulle giacenze e gli errori di picking possono incidere sull’efficienza delle spedizioni.

Non sempre, però, la soluzione consiste semplicemente nell’introdurre un nuovo software.

Prima di valutare un WMS (Warehouse Management System) è importante capire quali problemi deve risolvere, come si inserisce nei processi aziendali e soprattutto se la complessità raggiunta dal magazzino giustifica realmente l’investimento.

Per il Responsabile Logistica la domanda è quindi molto concreta: quando gli strumenti già utilizzati sono sufficienti e quando diventa utile adottare una gestione del magazzino più strutturata?

Cos’è un WMS e a cosa serve

Un WMS è un sistema progettato per organizzare e controllare le attività operative che avvengono all’interno del magazzino.

A differenza di una gestione basata prevalentemente sulle quantità disponibili, permette di governare in maniera più precisa il percorso della merce: dal ricevimento fino alla preparazione e alla spedizione dell’ordine.

Può supportare attività come:

• ricevimento e controllo della merce;
• gestione delle ubicazioni;
• stoccaggio e movimentazioni interne;
• picking e preparazione degli ordini;
• packing e spedizioni;
• inventari;
• gestione di lotti, matricole e tracciabilità;
• utilizzo di barcode e dispositivi mobili;
• controllo delle attività degli operatori.

Il vantaggio non consiste quindi semplicemente nel sapere quanta merce è disponibile, ma nel conoscere dove si trova, come deve essere movimentata e quali operazioni devono essere eseguite per preparare un ordine in modo efficiente.

Gestionale e WMS: qual è la differenza?

Un software gestionale può già offrire diverse funzionalità per la gestione del magazzino: carichi e scarichi, disponibilità degli articoli, documenti, ordini, inventari e movimentazioni.

Per molte aziende queste funzionalità possono essere sufficienti.

Il WMS diventa interessante quando serve un livello di controllo più approfondito sulle attività operative.

Un conto, ad esempio, è sapere che sono disponibili 100 unità di un articolo. Un altro è sapere in quali ubicazioni si trovano, quali devono essere prelevate e quale percorso deve seguire l’operatore per preparare gli ordini.

La differenza emerge quindi soprattutto con l’aumento della complessità operativa.

Quali segnali indicano che il magazzino sta diventando più complesso?

Non esiste un numero preciso di ordini, referenze o operatori oltre il quale un WMS diventa automaticamente necessario. Esistono però alcuni segnali che meritano attenzione:

• differenze frequenti tra giacenze teoriche e reali;
• aumento degli errori durante il picking;
• troppo tempo impiegato per individuare gli articoli;
• inventari lunghi e complessi;
• difficoltà nel ricostruire le movimentazioni;
• procedure che dipendono dall’esperienza dei singoli operatori;
• numerosi controlli manuali;
• difficoltà nel misurare tempi e produttività.

Presi singolarmente, questi problemi possono sembrare gestibili. Quando diventano ricorrenti o iniziano a sommarsi, possono però rallentare l’intero processo logistico e generare costi difficili da individuare.

Quando vale davvero la pena adottare un WMS

La convenienza dipende soprattutto dal rapporto tra complessità operativa e benefici ottenibili. Alcune situazioni rendono più evidente l’opportunità di valutare una gestione più strutturata.

Quando aumentano movimentazioni e ubicazioni

Più cresce il numero di aree, scaffali e ubicazioni, più diventa difficile affidarsi alla conoscenza personale degli operatori.

Una gestione strutturata permette di sapere dove collocare la merce e dove prelevarla, riducendo ricerche e movimentazioni non necessarie.

Quando gli errori di picking iniziano a pesare

Un errore nella preparazione di un ordine non comporta soltanto una nuova spedizione.

Può generare resi, controlli aggiuntivi, costi amministrativi e insoddisfazione del cliente. Quando questi episodi diventano frequenti, intervenire sull’organizzazione del picking può produrre benefici facilmente misurabili.

Quando serve maggiore tracciabilità

In alcuni contesti conoscere la quantità disponibile non è sufficiente.

Può essere necessario ricostruire rapidamente provenienza, lotto, matricola, ubicazione o movimentazioni di uno specifico articolo. Una gestione strutturata consente di ridurre la dipendenza da verifiche manuali e informazioni distribuite.

Quando il magazzino serve più canali

Ordini commerciali, e-commerce, punti vendita e altri canali possono convergere sullo stesso stock.

Il magazzino deve quindi gestire priorità e tempi differenti senza perdere il controllo delle operazioni. Più aumentano i flussi, maggiore diventa l’esigenza di coordinarli in maniera uniforme.

Quando invece il gestionale può essere sufficiente

Adottare un WMS non è un passaggio obbligatorio per ogni azienda.

Se le referenze sono contenute, le ubicazioni sono poche, le movimentazioni sono semplici e gli operatori riescono a gestire facilmente le attività quotidiane, le funzionalità del gestionale possono continuare a essere adeguate.

Introdurre un sistema più articolato senza una reale necessità rischierebbe di aggiungere costi e complessità senza produrre benefici proporzionati.

La domanda da porsi non è quindi soltanto “quanto è grande il nostro magazzino?”, ma soprattutto “quanto sono diventati complessi i nostri processi?”.

Prima della tecnologia bisogna analizzare il processo

Prima di scegliere una soluzione conviene osservare come funziona realmente il magazzino.

È utile ricostruire le principali fasi:

1. ricevimento della merce;
2. controllo;
3. assegnazione dell’ubicazione;
4. movimentazione;
5. prelievo;
6. preparazione dell’ordine;
7. spedizione.

Per ogni passaggio è possibile individuare attività manuali, controlli ripetuti, colli di bottiglia e possibili fonti di errore.

Questa analisi aiuta a capire se le criticità richiedono realmente un WMS oppure possono essere affrontate migliorando procedure e configurazione degli strumenti già presenti.

Come valutare il ritorno dell’investimento

Per decidere se l’investimento può essere conveniente è utile partire da indicatori concreti, come:

• tempo medio di preparazione degli ordini;
• numero di errori di picking;
• tempo necessario per gli inventari;
• differenze inventariali;
• numero di movimentazioni giornaliere;
• costi legati a resi ed errori logistici;
• produttività nelle attività di prelievo.

Misurare la situazione attuale permette di confrontarla con i miglioramenti attesi e valutare l’investimento sulla base di risultati concreti, anziché sulla generica esigenza di digitalizzare il magazzino.

WMS: la scelta parte dalle reali esigenze del magazzino

La scelta di adottare un WMS non dovrebbe dipendere semplicemente dalle dimensioni dell’azienda.

Conta soprattutto la complessità raggiunta dai processi logistici.

Quando ubicazioni, movimentazioni, ordini e necessità di tracciabilità aumentano, una gestione WMS può offrire un livello di controllo difficilmente ottenibile attraverso procedure manuali o strumenti non progettati per governare questi flussi.

Quando invece il processo rimane relativamente semplice, può essere più conveniente continuare a sfruttare le funzionalità già disponibili nel gestionale.

Il primo passo è quindi analizzare il funzionamento reale del magazzino, individuare le criticità e capire quali vantaggi concreti potrebbe produrre una gestione più strutturata.

WorkGroup può supportare l’azienda in questa valutazione, analizzando i processi logistici e mostrando attraverso una demo come una soluzione WMS può rispondere alle specifiche esigenze operative del magazzino.